Schon mal vorweg – ein Patentrezept gibt es nicht. Ich finde, genau das macht die Organisation von Events so interessant. Ein Event ist immer unique. Kein Event ist wie der andere. Es gibt bei der Eventorganisation neben dem Planbaren immer auch unbeeinflussbare Elemente. Neben der frühzeitigen Planung ist also auch immer Flexibilität gefragt. Auf unvorhersehbare Ereignisse gilt es richtig zu (re)agieren und nicht bei jeder Schwierigkeit den Kopf in den Sand zu stecken.
Merke: Ein Event ist nie zu 100% planbar. Schliesslich ist der Event ein Live-Ereignis und Menschen stehen im Mittelpunkt.
Obwohl es kein Patentrezept gibt und nicht alles planbar ist, kann durch eine professionelle Organisation die Grundlage für einen erfolgreichen Event gelegt werden.
Für die Durchführung von Events sind vorgängig verschiedene Punkte zu klären.
Einige davon sind:
Wie viele Gäste sollen kommen?
In welchem Ambiente soll die Veranstaltung über die Bühne gehen?
Wie hoch ist das Budget?
Gibt es ein fixes Datum oder bestehen Verschiebungsmöglichkeiten?
Soll der Event indoor/outdoor oder kombiniert statt finden?
Gibt es ein Schönwetter/Schlechtwetterprogramm?
Steht der Event unter einem bestehenden Motto und gibt es einen Dresscode?
Wie sollen die Gäste anreisen (Eigenanreise oder Organisiert, PKW oder öffentliche Verkehrsmittel etc.)?
Dies sind nur einige grundsätzliche Frage die frühzeitig geklärt werden müssen. Denn diese definieren den Rahmen, welche es bei der Organisation konsequent zu berücksichtigen gilt.
Sobald die Eckdaten des Events definiert sind, kann die operative Planung beginnen. Dabei ist die Suche nach der geeigneten Eventlocation eine der grössten Herausforderung. Spezielle Eventlocations sind sehr gefragt und daher oftmals über einen längeren Zeitraum ausgebucht. Dies gilt es zu berücksichtigen und daher frühzeitig die Locations anzufragen. Mit der Wahl der Location können anschliessend die nächsten Schritte wie passendes Mobiliar, Unterhaltung, Catering etc. Definiert werden. Je nach Location steht bei der Planung auch ein Eventmanager mit Rat und Tat zur Seite und hilft bei der Wahl des Caterings / Menus, Unterhaltungsmöglichkeiten, der passenden Dekoration, Mobiliar und Infrastruktur etc.
Umfassende und hilfreiche Checklisten für die Planung von Events sind im Web dutzendweise zu finden. Am besten Sie suchen sich die geeignete aus und passen diese auf Ihre Bedürfnisse an. Falls Sie eine Hochzeit organisieren – wird Ihnen in meinem Beitrag über die Hochzeitsvorbereitung weitergeholfen.
Und denken Sie daran … bei jedem Event, sei er auch noch so gut geplant, können unvorhersehbare Hürden auftauchen. Dabei gilt es Ruhe zu bewahren und positiv zu bleiben.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Planung und Durchführung Ihres nächsten Events!
